Afspraken via WhatsApp: boeken, bevestigen en herinneren

1. De klant boekt via je boekingspagina of stuurt een bericht met een vraag om een afspraak.
2. Je stuurt direct een bevestiging met dienst, datum, tijd, locatie en een knop om te verzetten.
3. 24 uur vooraf gaat de herinnering uit, met dezelfde verzetknop. Bij afspraken op dezelfde dag nog een korte 2 uur vooraf.
4. Zegt iemand af, dan gaat het vrijgekomen slot naar je wachtlijst in plaats van leeg te blijven.
5. Na de afspraak volgt een korte opvolging: samenvatting, factuur of review.

Wil je ook het boeken zelf via WhatsApp laten lopen, met een assistent die vragen stelt en slots voorstelt? Dat is een stap verder, en die staat op de pagina over AI-afspraken inplannen.

Meta beoordeelt elk template en kent een categorie toe. Utility-templates gaan over een bestaande afspraak of transactie, marketing gaat over iets nieuws. Utility is goedkoper en wordt sneller goedgekeurd, dus houd je afspraakberichten strikt feitelijk.

Voorbeeld van een herinnering die het meestal haalt:

Hoi {{1}}, morgen om {{2}} staat je afspraak
voor {{3}} bij {{4}}, {{5}}.

Past het niet meer? Kies hieronder een ander moment.

[ Bevestigen ]  [ Verzetten ]

• Geen aanbiedingen, kortingen of nieuwsbriefachtige teksten in dit template.
• Variabelen altijd met context eromheen, nooit een template van losse velden.
• Eén doel per bericht. Bevestigen en verzetten, niets erbij.
• Vermeld je bedrijfsnaam, zodat het bericht herkenbaar is.

Er zijn twee posten. De berichtkosten van Meta, sinds 1 juli 2025 per bericht in plaats van per gesprek, waarbij Nederland een dure markt is voor marketing, rond 0,16 dollar per bericht, en utility fors lager ligt. En het abonnement van je aanbieder, grofweg 29 tot 299 euro per maand afhankelijk van inbox, gebruikers en koppelingen.

Reken het door met je eigen volume: aantal afspraken per maand maal het aantal berichten per afspraak. Twee berichten per afspraak, honderd afspraken, dat zijn tweehonderd berichten. Zet die kosten naast wat één voorkomen no-show je oplevert, en de rekening is meestal snel gemaakt. Bereken je no-showkosten.

Bespaar door e-mail te gebruiken voor de bevestiging en WhatsApp alleen voor de herinnering. Dat is het bericht waar de timing telt.

• Vraag toestemming op het moment van boeken, met een duidelijk vinkje voor afspraakberichten via WhatsApp.
• Leg vast wanneer en waar iemand die toestemming gaf.
• Bied altijd een manier om te stoppen, en respecteer die direct.
• Zet geen medische of andere gevoelige details in het bericht. Alleen dienstnaam, tijd en locatie.
• Sluit een verwerkersovereenkomst met je aanbieder en zet een bewaartermijn op telefoonnummers.

Zet je een AI-assistent op WhatsApp, dan moet je bovendien melden dat de klant met AI praat. Dit is geen juridisch advies; de precieze eisen staan op de pagina over AI-telefonisten.